Внедрение Битрикс24 в Улан-Удэ

Компания покупает лицензию, заводит сотрудников и через месяц обнаруживает, что все по-прежнему переписываются в мессенджере. Дело не в системе: пустой портал ничего не знает ни о вашей воронке, ни о ваших документах, ни о том, кто кому подчиняется. Ниже – подробный разбор того, что именно мы настраиваем внутри и как это выглядит с рабочего места сотрудника.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года, ведёт проекты в 79 городах России, делает сайты, рекламу и чат-ботов – поэтому портал у нас связывается с источниками заявок, а не живёт сам по себе. Лицензию вы оплачиваете напрямую разработчику.

Как выглядит портал в первый рабочий день после сдачи

Сотрудник открывает систему и видит не пустое меню, а свои задачи на сегодня, свои сделки с ближайшим шагом и чат с коллегами. Лишние разделы скрыты, оставлены семь используемых: CRM, задачи, проекты, календарь, диск, база знаний и чаты. Это принципиальный момент – портал, в котором четырнадцать непонятных пунктов, не приживается никогда.

Отделы, роли и доступ к клиентской базе

Сначала собирается оргструктура: продажи, снабжение, склад, логистика, бухгалтерия, руководство. Дальше каждой роли назначаются права. Менеджер работает только со своими клиентами, руководитель отдела видит подчинённых и записи разговоров, логист – сделки на стадии отгрузки без доступа к ценам закупки, собственник – сводку.

Массовую выгрузку контактов закрываем отдельно. Для торговых компаний Улан-Удэ с наработанной базой оптовых покупателей это самая ценная часть бизнеса, и она не должна уходить вместе с сотрудником. Заодно настраиваем замещение: сделки отсутствующего менеджера переходят на коллегу автоматически.

Поля карточки, когда сделка связана с внешним рынком

Стандартной карточке неизвестно ничего о вашей номенклатуре. Мы убираем неиспользуемые поля и добавляем нужные. У компаний Республики Бурятия, которые возят товар через границу с Монголией, это пункт пропуска, вид транспорта, условия поставки, валюта расчёта, курс на дату сделки, срок доставки и статус документов. У переработчика – партия, сортность, объём, дата производства. У туристической компании – даты заезда, маршрут, количество человек, размещение, трансфер.

Обязательность полей вешаем не на всю карточку, а на стадии: заявку можно завести с одним телефоном, а вот выставить счёт без реквизитов, срока и адреса система не даст. Именно из этих полей потом собираются печатные формы и отчёты, поэтому дисциплина заполнения окупается уже на первом месяце.

Воронки под сезон и межсезонье в Республике Бурятия

Байкальский сезон делает выручку многих компаний из Улан-Удэ неравномерной: летом заявок больше, чем менеджеры успевают обработать, зимой – наоборот. Поэтому в портале мы обычно разводим две-три воронки: горячий сезонный поток с коротким циклом и жёстким SLA на ответ, и длинные корпоративные сделки, которые готовятся месяцами. Правила распределения заявок в сезон меняются автоматически по расписанию – это настраивается один раз.

Каждая стадия получает признак перехода и предельный срок. Стадия без срока превращается в отстойник, где сделка стоит до конца квартала.

Роботы: рутина, которая исчезает из рабочего дня

На стадии навешиваются автоматические действия. Стандартный набор, который мы включаем:

• новая заявка распределяется по очереди и получает задачу связаться в течение 15 минут;
• клиенту автоматически уходит подтверждение с именем менеджера и его контактом;
• после отправки расчёта система ставит контрольную дату и напоминает менеджеру;
• сделка на стадии «Счёт выставлен» порождает задачу проверить оплату к нужному числу;
• за трое суток без активности карточка подсвечивается руководителю;
• успешная сделка планирует повторное касание через срок, соответствующий вашему циклу;
• отказ фиксируется только с выбором причины из справочника – потом это становится отчётом.

По нашим замерам на средней торговой компании это снимает с менеджера порядка получаса в день чисто механических действий: напоминаний, писем-подтверждений, пересылки задач коллегам.

Работать это начинает только тогда, когда обращения попадают в портал сами. Поэтому параллельно заводим внутрь телефонию с записью разговоров, почтовые ящики менеджеров, WhatsApp, Telegram, сообщения из ВКонтакте, формы и виджет с сайта. Пропущенный звонок превращается в лид с задачей перезвонить, а переписка по клиенту хранится в его карточке, а не в личном телефоне сотрудника. Для компаний, у которых часть клиентов пишет только в мессенджеры, это меняет картину сильнее, чем любые отчёты: становится видно реальное количество обращений, а не то, которое дошло до записи в таблице.

Документы: счёт, КП и договор без ручного набора

Шаблоны загружаются один раз, дальше в них подставляются реквизиты, позиции, цены, сроки и условия из карточки. Менеджер жмёт кнопку и получает готовый файл. Отдельно настраивается согласование: скидка сверх порога или нестандартная отсрочка уходят руководителю в портал, а решение остаётся в истории сделки.

Если склад и бухгалтерия ведутся в 1С, подключаем обмен по номенклатуре, счетам, оплатам и отгрузкам: около двух недель работы, от 90 000 ₽. После этого исчезает ежедневный вопрос «а это уже оплатили?».

Пять часов между Улан-Удэ и Москвой: как это учитывается в настройках

Улан-Удэ опережает столицу на пять часов, и для компаний с клиентами и поставщиками из европейской части это ощутимо: местный рабочий день заканчивается, когда московский только разгоняется. В портале мы настраиваем расписание работы отдела по местному времени, а роботы, отправляющие письма и ставящие задачи по московским контрагентам, срабатывают с учётом их часов. Сводка руководителю в Telegram приходит в конце его дня, а не среди ночи.

Задачи, проекты и работа, которая не является сделкой

Подготовка к сезону, ремонт техники, сертификация, участие в выставке, набор персонала – это проекты с этапами, сроками и ответственными. Регулярные вещи вроде ежемесячной отчётности ставятся повторяющимися задачами по расписанию, поэтому не всплывают внезапно в последний день.

База знаний как замена памяти опытных сотрудников

Внутрь базы знаний складываются регламент работы со сделкой, инструкции по оформлению документов, условия работы с перевозчиками, шаблоны писем, ответы на частые возражения и видеозаписи обучения. Для компаний, которые набирают людей под сезон по Улан-Удэ и районам, это единственный способ ввести человека в работу за несколько дней. Знания перестают быть устной традицией и держаться на двух старожилах.

Обучение и первый месяц после запуска

Систему сдают не в момент настройки, а в момент, когда ей начали пользоваться. Поэтому в работу входят две сессии – отдельно для менеджеров, отдельно для руководителя, – видеозаписи обеих и регламент на одну страницу. Первые тридцать дней доработки бесплатны: на живых сделках всегда вылезает то, чего не видно на бумаге. Через месяц проводим контрольную встречу и показываем изменения в цифрах.

Цены и порядок работ

Экспресс-запуск – от 60 000 ₽ и пять рабочих дней: базовая воронка, карточки, права, обучение. Внедрение под ключ – от 180 000 ₽ и три-четыре недели. Телефония и мессенджеры – от 35 000 ₽ за три дня, задачи с проектами и базой знаний – от 70 000 ₽ за две недели, сопровождение – от 15 000 ₽ в месяц.

Этапы: разбор процессов 1–2 дня, ТЗ и смета 2–3 дня, настройка портала 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение 2 дня, месяц сопровождения. Всё делается удалённо, приезд не требуется. Смежные задачи – чат-боты для первичной обработки заявок и остальные направления, которые закрывает автоматизация бизнеса; посмотреть готовые работы можно в портфолио.

Покажем настроенный портал изнутри на живом примере и назовём точную смету до старта: разбор проводим онлайн, приезд в Улан-Удэ для этого не нужен. Звоните: +7 (901) 417-22-12.