Автоматизация бизнеса в Улан-Удэ

Небольшой компании продают либо ничего, либо сразу «комплексную цифровую трансформацию». Правда посередине: есть шесть понятных ступеней, и в каждый момент времени осмысленна ровно одна – следующая за вашей. В Улан-Удэ через этот путь проходят туристические фирмы, работающие на байкальском направлении, поставщики оборудования, оптовики, торгующие с монгольскими партнёрами, строительные и сервисные компании. Ниже – что болит на каждой ступени, что даёт переход, сколько стоит и сколько занимает по времени.

Ступень первая: рабочий чат вместо системы

Заявки в мессенджере, договоры в почте, план продаж в таблице, которую редактируют трое. Диагностический признак: чтобы ответить клиенту, менеджер листает переписку вверх. Для туристического бизнеса это особенно больно в сезон, когда за неделю приходит месячная норма обращений, и часть просто тонет в ленте сообщений. Плюс типичная история малого бизнеса – контакты постоянных клиентов лежат в личном телефоне сотрудника и уходят вместе с ним.

Ступень вторая: единое окно для входящих

Первое, что даёт эффект без перестройки работы. Звонки с записью, письма, заявки с сайта, диалоги в WhatsApp, Telegram и ВКонтакте собираются в один список, каждое обращение получает ответственного. Подключение телефонии и мессенджеров стоит от 35 000 ₽ и делается за три дня. Отдельная польза для компаний из Улан-Удэ, работающих с приезжими группами: видно, сколько обращений приходит вне рабочего времени, и становится понятно, нужен ли чат-бот на нерабочие часы.

Ступень третья: воронка и понятные стадии сделки

Дальше описывается путь клиента: обращение, подбор, расчёт, бронь или договор, предоплата, исполнение, отзыв. Экспресс-запуск CRM с базовой воронкой, карточками, правами и обучением команды – от 60 000 ₽ за пять рабочих дней. Малому бизнесу этой ступени хватает надолго, иногда на год-полтора. Главное, что она даёт, – возможность уехать в отпуск: любой сотрудник видит, что происходит по чужой сделке, без звонка её владельцу.

Ступень четвёртая: роботы, напоминания и документы

Автоматика подключается, когда данные вносятся регулярно. Система сама ставит задачу на перезвон, напоминает о доплате за две недели до заезда, поднимает забытые сделки, формирует договор и счёт из карточки. Внедрение под ключ с аудитом процессов, роботами, отчётами и регламентом – от 180 000 ₽, срок 3–4 недели. У сезонного бизнеса в Республике Бурятия эта ступень окупается за один пик: в горячий месяц напоминания клиентам перестают зависеть от того, вспомнил менеджер или нет.

Ступень пятая: обмен с 1С и порядок в деньгах

Пока оплаты сверяются вручную, отчёт о выручке всегда немного вымысел. Обмен подтягивает номенклатуру, счета, оплаты и отгрузки, возвращает контрагентов. Стоимость – от 90 000 ₽, срок две недели. Оптовикам, которые возят партии между Улан-Удэ и Иркутском и часть закупки берут из-за границы, это закрывает больной вопрос себестоимости партии: курс, доставка и таможенные расходы отражаются в учёте, а менеджер видит в карточке актуальную цену, а не прошлогодний прайс.

Ступень шестая: сквозная аналитика по каналам

На финише появляется ответ на вопрос, откуда деньги. Источник обращения фиксируется автоматически, и в отчёте видно стоимость заявки и конверсию по каждому каналу. Сайт, контекстную рекламу и CRM ведёт одна команда, поэтому метка источника доходит до сделки без потерь. Для туристических компаний Республики Бурятия результат обычно такой: часть бюджета уходит на широкие запросы с большим трафиком и почти нулевой конверсией.

Внутренние процессы: когда пора ставить портал

Задачи, проекты, база знаний и согласования – отдельная ветка, стоит от 70 000 ₽ и внедряется за две недели. Малому бизнесу она нужна не сразу: пока в компании пять человек, портал заменяет разговор в кабинете. Смысл появляется, когда сотрудников больше десяти, есть филиал или удалённые сотрудники и накопились повторяющиеся процедуры – приём новичка, заказ расходников, согласование скидки сверх регламента.

Специфика работы в Улан-Удэ: сезон, часовой пояс и приграничье

Пять часов разницы с Москвой и выраженная сезонность меняют не суть работ, а их график:

• внедрение стараемся закончить до начала летнего сезона и зимнего льда на Байкале;
• роботы и рассылки настраиваем по местному времени, иначе клиенты получают сообщения ночью;
• созвоны с нами ставим на первую половину дня по Улан-Удэ – так остаётся запас на рабочий день в Москве;
• для компаний с внешнеторговыми операциями закладываем отдельные поля под контракты и сроки поставки.

Что делать с накопленной базой при переходе

Вопрос всплывает на каждом проекте: у компании есть таблица на несколько тысяч строк, переписка за три года и записи в тетради. Переносить всё подряд не нужно и вредно – мусор в новой системе сразу подрывает к ней доверие. Мы обычно берём три категории: действующих клиентов с контактами и историей последних сделок, незакрытые заявки и справочник товаров или услуг с актуальными ценами. Дубли чистятся автоматически по телефону и почте, остальное решается вручную за пару часов. Архив старых лет никуда не пропадает: он остаётся в прежнем виде и при необходимости поднимается, но в рабочую систему не заезжает. Такой подход экономит и деньги на переносе, и нервы менеджерам, которые иначе получают карточки без единого понятного поля.

Быстрая самодиагностика

Пять утверждений. Считайте, со скольких начинается ваше «нет»:

1. любое обращение фиксируется, даже если пришло в личный мессенджер;
2. руководитель видит стадию каждой сделки без опроса менеджеров;
3. договор и счёт готовятся из карточки за минуту;
4. данные об оплатах приходят из учётной системы сами;
5. вы знаете, сколько стоит одно обращение из каждого источника.

Первое «нет» – ваша текущая ступень и одновременно ваша ближайшая задача.

Частые вопросы

Мы маленькая компания, нам это не рано? Первые две ступени окупаются и на команде из трёх человек: единое окно заявок и простая воронка стоят меньше месячной зарплаты менеджера, а возвращают потерянные обращения. А вот полный проект с роботами, интеграциями и порталом малому бизнесу обычно рано – он рассчитан на компанию, где процессы уже устоялись и повторяются. Мы честно говорим, когда следующий шаг делать не нужно, и предлагаем ограничиться экспресс-запуском.

На чём строить систему? В большинстве случаев на Битрикс24: там сразу есть каналы связи, воронка, задачи, документы и портал, поэтому все шесть ступеней проходятся без смены платформы и повторного переноса данных. Подробный состав работ и сроки собраны на странице внедрения Битрикс24. Лицензия покупается напрямую у вендора и в стоимость наших работ не входит.

Сколько времени нужно от нас? Разбор процессов 1–2 дня, ТЗ и смета 2–3 дня, настройка портала 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение 2 дня. Участие заказчика – примерно десять часов за месяц: нужен человек, принимающий решения, и практик, который знает реальный порядок работы. Разница в часовых поясах на сроки не влияет, встречи проводим в удобное вам время, всё общение и обучение идут удалённо.

А если после запуска что-то не так? Первый месяц доработок входит в стоимость: на живых сделках всегда обнаруживается то, чего не было видно на этапе описания. Дальше можно взять абонентское сопровождение от 15 000 ₽ в месяц либо обращаться разово. Мы работаем с 2011 года и ведём проекты в 79 городах России, договор и фиксированная смета до старта означают, что сумма по ходу проекта не вырастет.

Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12 – определим вашу ступень, назовём следующий шаг с ценой и сроком и покажем похожие проекты компаний из Улан-Удэ и пригородов. Список направлений работы собран в разделе услуги.